Las actividades en la congregación son excelentes oportunidades para conectar a los miembros y otros asistentes. También es una ocasión para fomentar la unidad y aprender más de Jesús. Por eso es importante planificar bien las actividades en la iglesia para que así no solo demostremos excelencia en cada detalle, sino que sea un evento de beneficio para cada persona.
A continuación se encuentran algunos consejos que te ayudarán a organizarte mejor.
¿Cómo planificar las actividades en la iglesia?
1. ¿Cuál es el objetivo?
Antes que nada, como congregación deben fijar un objetivo. Es importante saber hacia dónde se va y por qué se tiene esa meta. Una vez que fijen el objetivo, todos deben conocerlo bien para que se tenga presente en la planeación.
Recuerda que mientras más específica sea la meta, les será más sencillo trabajarla.
2. Piensa en el público
Aunque hay eventos en los que participan personas de diferentes edades, lo mejor siempre es designar un rango específico. Si bien puede que personas de otras edades asistan, eso no significa que debes dejar de lado a tu audiencia principal.
Saber quién es tu público te ayudará a conocer sus necesidades y cuál es la mejor forma de llegar a ellos. Así que no pases por alto esta parte de la planificación.
3. Revisa tu contexto
Como Iglesia de Cristo debemos ser una luz para la sociedad, y no podemos hacer eso si es que nos apartamos de lo que sucede en nuestro contexto. Cuando planifiquen alguna actividad en la iglesia, fíjense qué está pasando en sus alrededores.
- ¿Hay algún hecho social (accidentes, tragedias, crisis, etc.) que puedan ayudar a superar?
- ¿Tienen conocimiento de alguna necesidad urgente que pueden cubrir?
- ¿Hay una celebración local o nacional (feriados, fiestas, etc.) que puedan aprovechar para tener un impacto en su comunidad?
Tener en cuenta el ámbito donde viven les ayudará a conectar a su congregación con la sociedad.
4. Mucho no siempre es mejor
A veces pensamos que las actividades grandes son mejores y debemos darles mayor relevancia. Pero no es así.
Mucho no siempre es mejor. Pueden comenzar con algo pequeño y evaluar qué lecciones aprenden. Recuerden que el impacto de una actividad de la iglesia no está en cuán grande parece, sino cuánto del mensaje queda en los corazones de los asistentes.
5. Planificar para el antes, durante y después
Cada actividad siempre tiene un antes, durante y después. La planificación previa es vital para prevenir posibles contratiempos. La organización durante el evento ayuda a que todo marche según lo establecido. Y el después sirve para hacer una evaluación de lo que sucedió, qué se puede mejorar para la próxima, cómo se debe mantener el contacto con los asistentes, y más.
En ocasiones se presta más atención al evento en sí, pero no a lo que sucederá después. Y esto es un error, porque dejar de lado este aspecto es minimizar el arduo trabajo. Así que deben darle importancia a cada etapa.
6. Delega responsabilidades
Un grave error es dejar que un solo equipo se encargue de todo. Aunque pueden poner a un grupo de personas a cargo de la dirección general, no pueden dejarles toda la carga.
Cuando dividan las responsabilidades, no olvides tener en cuenta los talentos y habilidades de cada uno. Hay personas que son buenas para organizar, pero no tienen tacto para el trato con el público. Otros son buenos en tareas pequeñas porque se abruman cuando tienen responsabilidades mayores. Por lo tanto, fíjate en las fortalezas de tu equipo y delega responsabilidades en áreas en donde puedan sobresalir.
7. Haz un presupuesto
Tu presupuesto debe ser según la cantidad de personas que esperan, cuánto piensan gastar en logística, qué materiales extras necesitan y otros factores más.
Ignorar la parte financiera puede ser perjudicial para la economía de la congregación, así que es vital planificar las actividades de la iglesia según el dinero que dispongan. Si lo que tienen no alcanza para lo que quieren hacer, pueden recaudar aportes voluntarios o vender objetos (donados o propios). Esto ayuda a disminuir la carga económica.
8. Prepárate para los problemas
Es probable que ocurra alguna eventualidad que esté fuera de su preparación, pero para todo lo demás deben estar listos.
Por ejemplo, si en la zona hay recortes de luz eléctrica, pueden contratar algún servicio privado que les brinde electricidad permanente. O pueden modificar el evento para que no necesite de energía eléctrica.
Antes de ver el problema en algo, busquen una solución que ayude a disminuir los posibles riesgos.
9. Selecciona una lista de temas y los ponentes
Una vez que sabes quién es tu público y tu objetivo, puedes hacer una selección de temas a tratar. Ten presente que los temas deben responder a una necesidad y deben comunicarse según el rango de edad. Por ejemplo: un ponente que solo se dirige a adultos no tendría el mismo alcance en los niños en comparación a una persona capacitada en la educación infantil.
Cuando ya tengan la lista de temas y los posibles expositores, establezcan un horario adecuado para presentar el mensaje.
10. Ora en equipo
Podemos hacer nuestros propios planes, pero la respuesta correcta viene del Señor.
Proverbios 16:1 (NTV)
Debemos buscar la guía de Dios en todo lo que hacemos, y nuestras acciones deben ser con esmero, como si fueran para Dios (Colosenses 3:23). Por eso debemos poner nuestros planes en oración, antes, durante y después de cada actividad. Solo Dios puede darnos la visión correcta para actuar y, a la vez, examinar nuestros corazones para corregirnos cuando lo necesitamos.